Każdy przedsiębiorca zakładając i rejestrując firmę w CEIDG musi podać niezbędne informacje takie jak dane dotyczące adresów, które będą miały bezpośredni związek z prowadzoną przez niego firmą. Ważne jest zadbanie aby adresy widniejące we wpisie CEIDG, dotyczące jego firmy, były aktualne. W razie jakichkolwiek zmian od razu powinno się dokonać aktualizacji wpisu.
Adres zamieszkania
Na wniosku CEIDG-1 w polu 04 należy podać adres zamieszkania. Na podstawie wskazanej lokalizacji ustalany jest właściwy urząd skarbowy. Adres ten nie jest przechowywany i uwidaczniany w wpisie CEIDG, o ile nie jest on równocześnie wskazany jako adres prowadzenia firmy lub adres korespondencyjny.
Adres powinien być aktualny i zgodny ze stanem rzeczywistym, jak i najdokładniej wskazany, czyli: województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, nr domu i lokalu. Na podane miejsce zamieszkania wnioskodawca będzie otrzymywał korespondencję z urzędu skarbowego – w przypadku jeżeli nie wybierze formy elektronicznej doręczeń.
Adresy związane z działalnością
Przedsiębiorca w polu 10 druku CEIDG-1 podaje adresy, które związane będą z jego działalnością. W przypadku tych lokalizacji, zostaną one w bazie CEIDG.
Obok, w rubryce 10.1 należy wpisać adres do korespondencji. Będzie to adres, na który dostarczane będą przedsiębiorcy pisma urzędowe. Podanie tego adresu jest wymagane. Założyciel przedsiębiorstwa może tu wskazać adres na terenie Polski lub zagraniczny, a także posługiwać się imienną skrytką pocztową.
W kolejnej rubryce 10.2 należy wskazać stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. To najważniejszy adres, uznawany za siedzibę firmy. Takim miejscem może być biuro, sklep, magazyn, punkt przyjmowania usług czy mieszkanie. W informacjach zamieszczonych na stronie internetowej www.biznes.gov.pl prowadzonej przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii czytamy: „(…) Jeśli twoja działalność wiąże się z częstymi zmianami miejsca jej wykonywania lub ma charakter mobilny, nie musisz we wniosku rejestracyjnym wskazywać adresu miejsca wykonywania działalności. Jedynym wpisanym adresem może być twój adres do doręczeń (nie musi być to twój adres zamieszkania). (…) Miejscem wykonywania działalności gospodarczej jest adres, a nie obszar. Zatem nie ma możliwości wskazania jako miejsca prowadzenia działalności: „Polska” albo „Unia Europejska” albo „cały kraj”. Miejsce wykonywania działalności nie powinno być utożsamiane z faktycznym miejscem świadczenia usług, ale z miejscem, gdzie przedsiębiorca podejmuje czynności administracyjne, gromadzi dokumentację podatkową, umowy z kontrahentami i inne dokumenty”.
Z tego wynika, że możemy skorzystać z adresu dowolnego, na którym mamy pisemną zgodę właściciela lokalu do użytkowania. Rozwiązaniem, dzięki któremu zaoszczędzimy wiele pieniędzy może być wirtualne biuro TOMEDO w Łodzi.
Tytuł prawny do lokalu
Wnioskodawca musi posiadać tytuł prawny do nieruchomości, która podlega wpisowi do CEIDG. Może to być: prawo własności lub współwłasności danej nieruchomości, prawo użytkowania wieczystego gruntu razem z prawem własności budynków, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dzierżawa, najem lub użyczenie. Dokumentem potwierdzającym posiadanie omawianego tytułu jest umowa sprzedaży w formie aktu notarialnego, akt własności, wypis z księgi wieczystej oraz umowa w formie pisemnej: dzierżawy, najmu lub użyczenia.
Takiego dokumentu nie trzeba składać wraz z wnioskiem CEIDG-1. Wystarczające jest złożenie pisemnego oświadczenia potwierdzającego posiadanie tytułu prawnego. Oświadczenie to składa się z świadomością odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Zgoda właściciela lokalu
Jeżeli firma będzie prowadzona w wynajmowanym czy dzierżawionym lokalu, to obowiązkiem wnioskodawcy jest poinformowanie o tym fakcie właściciela i uzyskanie jego zgody, najlepiej złożonej na piśmie. Możliwe, że właściciel biura zobowiązany będzie do opłacania podatku od nieruchomości z zastosowaniem stawki maksymalnej. Na przykład podatek w najwyższej wysokości regulować należy w przypadku prowadzenia działalności w mieszkaniu. Jednak opłaca się go wyłącznie za tę część mieszkania, która faktycznie jest wykorzystywana na potrzeby prowadzenia przedsiębiorstwa. Wtedy właściciel mieszkania zobowiązany jest do złożenia właściwemu organowi podatkowemu informację o wystąpieniu okoliczności uzasadniających zwiększenie stawki podatku od nieruchomości, jako zmianę sposobu użytkowania.
Również może okazać się, że właściciel nieruchomości nie będzie musiał dokonywać zmian, dzięki czemu stawka podatkowa nie zmieni się. Taka sytuacja nastąpi jeżeli dany lokal nie utraci swojej funkcji mieszkalnej i przykładowo pokój przeznaczony na wykonywanie działalności gospodarczej nadal będzie wykorzystywany w celach mieszkaniowych.