Rachunkowość to dość skomplikowany temat. Spora część osób mało o niej wie, co może skutkować negatywnymi skutkami. Spełnianie określonych warunków jest absolutną podstawą, a księgi rachunkowe każdego przedsiębiorstwa powinny być prowadzone w poprawny sposób. Co warto wiedzieć na ten temat?
Czym jest rachunkowość?
Rachunkowość to dość szczególny typ jednostkowej ewidencji gospodarczej. Jest to stały system grupowania, ujmowania, interpretowania oraz prezentowania wyrażanych w pieniądzu, oraz bilansujących się szczególnych, a także ogólnych danych liczbowych odnoszących się do sytuacji majątkowej każdej jednostki gospodarczej oraz wszelkich działalności gospodarczych. Zakładając, że rachunkowość to system ewidencyjne, w skład którego wchodzi rachunek kosztów, księgowość oraz sprawozdawczość, uzyskalibyśmy przybliżenie frazy rachunkowości, gdyż jeszcze do XIX wieku pojęcie to było dokładnie takie samo, jak termin księgowości.
Obowiązek prowadzenie rachunkowości wedle przepisów odnosi się do osób prawnych, takich jak stowarzyszenia czy fundacje, lecz również jednostek, które nie podlegają ewidencji w KRS, czyli na przykład uczniowskie kluby sportowe czy zwykłe stowarzyszenia.
Jak wygląda polityka rachunkowości?
Wszystkie pozarządowe organizacje zgodnie z ustawą o rachunkowości, są zmuszone do opracowania tak zwanej polityki rachunkowości, to znaczy zasad finansowania, wedle których prowadzone są firmowe księgi rachunkowe. Ustawy podatkowe oraz ustawa o rachunkowości mówią nam o podstawowych zasadach księgowości, a polityka rachunkowości to sprecyzowane reguły oraz praktyki, które są przyjęte w organizacji w celu prowadzenie rachunkowości.
Jako dokument polityka rachunkowości opisuje wszelkie zasady finansowe, które obowiązują w organizacji. Jego opracowaniem zajmuje się księgowy wraz z zarządem, czy też osobą odpowiedzialną za zarządzanie działem finansów w danej organizacji. Aby księgowość sprawnie funkcjonowała, konieczne jest zwrócenie uwagi, aby wszelkie opracowane reguły były zarówno zgodne z wymaganiami ustawy, jak i brały pod uwagę specyfikę działalności konkretnej organizacji. Taka opracowana polityka rachunkowości powinna oczywiście być spisana oraz przyjęta przez zarząd organizacji. To właśnie on ponosi za nią odpowiedzialność, ponieważ do jego akceptacji może dojść tylko wtedy, gdy jest on przygotowany na podstawie uchwały.
Zasady rachunkowości
Poprawnie prowadzona działalność powinna bardzo dobrze odzwierciedlać aktualną sytuacją finansową organizacji. W związku z tym konieczne jest kierowanie się odpowiednimi zasadami. Jakimi?
Zasada istotności. W każdym sprawozdaniu finansowym muszą zostać zawarte informacje, które są istotne w czasie oceniania sytuacji finansowej czy majątkowej, a także wyniku finansowego organizacji. W celu uzyskania takich danych należy wyodrębnić wszelkie ważne operacje, które w sposób finansowy prezentują działalność organizacji;
Reguła kontynuacji działania. Mówi nam, że w możliwej do określenia przyszłości organizacji dalej będzie funkcjonowała;
Zasada memoriału oraz współmierności. Zarówno koszty, jak i przychody powinny zostać ujęte dokładnie w momencie ich powstania, bez względu na to, jaki jest termin ich zapłaty. Konieczne jest również zachowanie tak zwanej współmierności, czyli odnoszenia się do działań, które są powiązane z tymi kosztami oraz przychodami. Mówi nam to, że w finansowym wyniku bierze się pod uwagę konkretną operację, niezależnie od tego, czy doszło do faktycznego, udokumentowanego wydatku czy operacja została tylko i wyłącznie bardzo wiarygodnie oszacowana. Zasada współmierności mówi nam także, że w wyniku finansowym konkretnego okresu zawiera się wszelkie koszty, które w sposób pośredni lub bezpośredni przyczynił się do zaistnienia się kosztów tego okresu;
Reguła wiarygodności. Zobowiązuje ona organizację do rzetelnego zaprezentowania jej obrazu za pomocą sprawozdania sytuacji finansowej czy majątkowej;
Zasada ostrożności. Zobowiązuje do przeprowadzania prawdziwej wyceny aktywów oraz całkowitego uwzględniania wszelkiego rodzaju zobowiązań. Jej celem jest całkowite ograniczenie wyceny pasywów oraz aktywów i rzetelne odzwierciedlenie przychodów, jakie zostały uzyskane, a także poniesionych kosztów. Warto zauważyć, że organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mają prawo do odejścia od tej zasady;
Reguła ciągłości. Odnosi się do niezmienności zastosowanych oraz jedynie raz przyjętych reguł wyceny pasywów, oraz aktywów, prezentacji, klasyfikacji, a także sposobów rozliczenia kosztów oraz zliczania przychodów. Zasadę tę uzupełniona o warunek, który zapewnia porównywalność danych finansowych za następne lata obrotowe. Co to oznacza? Sprawozdania finansowa muszą przedstawiać wynik zarówno za bieżący, jak i poprzedni rok obrotowy, aby w następnych sprawozdaniach możliwe było porównanie tych danych;
Zasada indywidualnej wyceny. Nakazuje przeprowadzenie oddzielnej wyceny dla konkretnych składników pasywów i aktywów, strat czy nadzwyczajnych zysków oraz przychodów, a także kosztów, które były z nimi związane.
Reguła zakazu kompensaty. Mówi nam, że kompensowanie między sobą kosztów różniących się rodzajowo co do pasywów i aktywów, a także przychodów oraz kosztów z nimi powiązanych jest niemożliwe.
Czym jest rok obrotowy?
Rokiem obrotowym nazywamy okres rozliczeniowy konkretnej organizacji. W większości wypadków jest to rok kalendarzowy, czy też inny okres, który trwa 12 następnych pełnych kalendarzowych miesięcy. Każda rok w danej organizacji jest zależny od jej charakteru. Przykładowo w edukacyjnej organizacji może łączyć się on z rokiem szkolnym.
Co to jest rok sprawozdawczy?
Sprawozdawczy okres to nic innego jak czas, w którym musi zostać sporządzone sprawozdanie finansowe, które zostało przewidziane w ustawie odnoszącej się do rachunkowości, czy też inne sprawozdania, które sporządzono z pomocą ksiąg rachunkowych. W większości przypadków będzie to rok obrotowy. W związku z tym, w polityce rachunkowości powinna zostać zawarta informacja, że rachunek zysków oraz strat, bilans oraz dodatkowe dane, zostały sporządzone dokładnie w końcówce roku obrotowego.