Efektywność pracy jest wypadkową licznych czynników. W obecnych czasach wiele z nas zmaga się z problemami ze skupieniem, czy prokrastynacją – czego przyczynę możemy znaleźć w naszym codziennym życiu, gdzie niestety często jesteśmy poddawani działaniu licznych bodźców, przez co tracimy właśnie zdolność do skupienia się na jednej czynności, zadaniu. Jeśli stanowi to dla nas problem, szybko nudzimy się i cechuje nas tzw. „słomiany zapał”, warto zastosować przedstawione w tym poradniku skuteczne metody na zwiększenie efektywności w pracy.
Po pierwsze musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakich godzinach najlepiej nam się pracuje, najszybciej przyswajamy informacje, czy kiedy mamy najwięcej energii. Wiele osób uważa, że kluczem do efektywnego wykonywania zadań jest poranne wstawanie, jednak pamiętajmy, że każdy z nas jest inny i jeśli czujemy większą dozę motywacji pod wieczór niekoniecznie powinniśmy wbrew sobie zmuszać się nagle do wstawania o 5 rano – gdyż efekt tak nagłej zmiany przyzwyczajeń niekoniecznie może mieć dobry wpływ na naszą produktywność. Często zdarza się, że czujemy się po prostu zatłoczeni zadaniami do wykonania, co wywołuje u nas niechęć by zabrać się za cokolwiek, odkładamy wszystko na ostatnią chwilę, a koniec końców nie wykonujemy wszystkiego, robimy to niestarannie a czasem nawet wcale, i mimo późniejszych wyrzutów sumienia, próbujemy usprawiedliwić się sami przed sobą wyszukując wymówki np. o braku czasu, gdzie przy odpowiedniej organizacji nie mielibyśmy z tym większych problemów. Kluczem do rozwiązania tego dylematu jest odpowiednia klasyfikacja czynności jakie mamy wykonać. Jeśli mamy do czynienia z prostymi zadaniami nie zajmującymi nam więcej niż kilka minut nie powinniśmy ich odkładać na później, lepiej skoncentrować się teraz na chwilę niż później być zmuszonym wykonywać wszystkie te zadania na raz. I jeśli już o tym mowa wielozadaniowość niekoniecznie ma dobry wpływ na naszą efektywność, wręcz przeciwnie może prowadzić to do sytuacji gdy zaczynamy kilka zadań naraz lecz później jesteśmy zbyt wyczerpani, by je dokończyć, czy poświęcić im wystarczającą ilość czasu. Jeśli już mowa o trudności zadań jeśli wiemy, że czeka nas coś trudnego, na co poświęcimy dużo czasu i wysiłku, najlepiej wykonać tę część pracy na samym początku. Dlaczego? Gdyż wtedy właśnie nasza motywacja i energia jest największa – może właśnie na tyle by takowe zadanie wykonać szybciej i lepiej.
Nasza wydajność jest w duży sposób zależna od naszych nawyków oraz organizacji dnia codziennego. Jednak zdarza się, że nawet jeśli chcemy coś w tej materii zmienić zabieramy się do tego od złej strony – często wprowadzając wszystkie zmiany na raz, przez co po jednym lub kilku dniach nasz zapał gaśnie i wracamy do punktu początkowego, niczego przy okazji nie uzyskując. Niestety jeśli chodzi o dobre nawyki muszą być one wprowadzane powoli, i dużo zależy od naszej silnej woli. Pamiętajmy, że choć motywacja, czy inspiracja jest ważna, nie mamy jej pod dostatkiem w każdym momencie naszego życia, oraz nie zawsze mamy czas na czekanie aż ta magiczna siła przyjdzie i sprawi, że na nowo będzie się nam chciało pracować. Niestety w większości wypadków uratuje nas tylko dyscyplina i silna wola, a także właśnie te dobre przyzwyczajenia.
Kiedy jeszcze nasza efektywność zawrotnie spada? Zdecydowanie gdy mamy pod ręką wszelkie rozpraszacze, przez co nawet gdy nie zwracamy na to uwagi, robimy sobie ciągłe przerwy. Lub też nie potrafimy się skoncentrować jak należy, gdyż nasze myśli są zajęte czymś innym. Tak więc gdy chcemy w być bardziej wydajni, musimy odłożyć na bok telefon ( wyłączony – lub położony na taką odległość byśmy nie mogli po niego sięgnąć), a z naszego komputera czy laptopa powinny zniknąć wszelkie social media, czy gry tak by zlikwidować wszystkie możliwe pokusy. Jest to radykalne lecz niestety konieczne – jeśli oczywiście chcemy być wydajni i efektywni w tym co robimy.
Nieważne czy naszym celem jest efektywna nauka czy też praca, tak naprawdę będziemy mogli być z siebie w pełni zadowoleni, jeśli odpowiednio rozplanujemy nasz dzień. Jest to metoda potwierdzona przez wiele osób, które właśnie w ten sposób osiągały swój sukces. Możemy oczywiście zacząć od mniejszych kroków jak np. tworząc listę rzeczy do zrobienia, a potem konsekwentnie się jej trzymać. Dzięki takiej liście wzrośnie w nas satysfakcja z tego ile w danym dniu udało nam się dokonać, a co za tym idzie nie będziemy zniechęceni, lecz bardziej pozytywnie nastawieni do następnego dnia wiedząc, że dajemy sobie z tym wszystkim radę.
Pamiętajmy jednak, że nie zmienimy wszystkiego naraz, nie stawiajmy przed sobą celów nie możliwych do osiągnięcia, czyli nie rzucajmy się „z motyką na słońce”, gdyż jedyne co możemy w ten sposób osiągnąć to frustrację i niechęć do nas samych. Warto zrozumieć również, że każdemu może zdarzyć się gorszy dzień, nie zawsze uda nam się, by każda wyznaczona godzina dnia była wypełniona efektywną pracą. Nie powinniśmy mieć przez to tym bardziej wyrzutów sumienia, skupmy się na odpoczynku, by później móc sobie ten stracony czas zrekompensować, zamiast pogrążać się w bezcelowej rozpaczy. I tu również dochodzimy do innego ważnego punktu jakim jest rozgraniczenie czasu pracy, rozrywki i odpoczynku. Z jakiego powodu jest to takie ważne? Odpowiedź jest prosta. Jesteśmy zdecydowanie bardziej efektywni pracując z przerwami na odpoczynek w ciągu dnia, niż gdy zmuszeni jesteśmy wykonywać zadania kilka godzin bez przerwy. Niemożliwe jest utrzymanie skupienia przez cały ten czas, a wydajność szybko spada, gdy nie mamy kiedy naładować baterii by z nową energią ruszyć do pracy. Dzięki wydzielonym godzinom na rozrywkę i odpoczynek, wracamy do pracy ze świeżym umysłem, to również rzutuje na to, że w sumie jesteśmy w stanie dłużej efektywniej wykonywać te obowiązki. Kluczem do całego problemu jest to, że jeśli chodzi o wydajność nie liczy się tak bardzo czas wykonywania pracy, jak jej jakość.
Inną pułapką, która stoi nam na drodze do większej efektywności, jest dążenie do perfekcji, ideału. Wiadomo, że powinniśmy dążyć do jak najlepszej wersji jaką jesteśmy w stanie osiągnąć, ale ciągłe życie w napięciu, narzucanie sobie niemożliwych do osiągnięcia celów, wpływa na nas i naszą wydajność negatywnie. Może prowadzić to do sytuacji, gdy tak będziemy bali się popełnić błąd, że przez ten lęk przed porażką przestaniemy podejmować nowe wyzwania, czy jakiekolwiek większe zadania, a nie jest to pożądany efekt jeśli chodzi o naszą efektywność pracy. Powinniśmy jak najbardziej zredukować stres i podchodzić do wszystkiego zadaniowo, zamiast panikować nad ilością czynności, które musimy wykonać. Gdyż może prowadzić nas to do wroga nr 1 efektywności, czyli prokrastynacji.
Czym jest prokrastynacja? W skrócie w wyniku niechęci do konfrontacji trudnych decyzji, czy czynności, które czekają nas w niedalekiej przyszłości, odkładamy wszystko na później, zajmujemy się czymś innym byle tylko nie stanąć twarzą w twarz z napotkanym problemem. Jak więc z nią walczyć? Z pewnością wiele z nas zadaje sobie to pytanie. Pomaga tu, już wcześniej wspomniana dobra organizacja czasu oraz jasno wyznaczone cele. Niestety musimy samodzielnie wypracować w sobie samodyscyplinę, i mimo, że jest to trudny i żmudny proces jest to sprawdzona droga do efektywności.
Z bardziej przyziemnych rzeczy, będącymi zmianami, które możemy wprowadzić „od zaraz” jest choćby utrzymanie naszego miejsca pracy, czy nauki w czystości. Bałagan, czy brak dostatecznej ilości miejsca także przeszkadza w koncentracji, rozprasza nas, i negatywnie wpływa na efektywność Również bezpośredni wpływ na wszystko o czym już była mowa, ma nasz ogólny tryb życia, jeśli np. nie wysypiamy się, ciągle chodzimy zmęczeni, praktycznie niemożliwa będzie dla nas efektywna i wydajna praca, gdyż ten czynnik będzie sprawiał, że nie damy rady osiągnąć odpowiedniego skupienia, by było to możliwe. To samo tyczy się posiłków jakie jemy, czy np. braku ruchu. Niestety ale zdrowy tryb życia ma dużo do powiedzenia w kwestii produktywności.
Jeśli więc chcemy zwiększyć naszą efektywność możliwe, że czeka nas ciężka i często niewdzięczna praca nad sobą, jednak jeśli będziemy wprowadzać wszystkie zmiany małymi krokami, z pewnością nie będzie to dla nas takie trudne. Stosując się do kilku prostych jakby się zdawało zasad możemy osiągnąć naprawdę wiele. Pamiętajmy, że nasza produktywność zależy w dużej mierze wyłącznie od nas, dlatego jeśli czujemy, że materia ta wymaga w naszym życiu zmiany, warto się nad tym zastanowić.