Zorganizowanie konferencji, spotkania biznesowego, czy szkolenia dla pracowników czasami jest nieuniknione w prowadzeniu firmy, np. gdy chcemy znaleźć inwestorów, spotkać się z zarządem firmy, czy podnieść kwalifikacje swoich pracowników. Jednak takiego spotkania nie warto przeprowadzać w swoim prywatnym biurze, gdzie znajduje się biurko i miejsce do pracy. Aby spotkanie było skuteczne lepiej przeprowadzić je w sali konferencyjnej. O czym należy pamiętać urządzając takie wydarzenie?
- Organizacja sali – wchodząc do pomieszczenia, gdzie ma odbyć się wydarzenie, osoba musi odczuwać powagę sytuacji. Pomieszczenie powinno wyglądać profesjonalnie i estetycznie. Sala konferencyjna powinna zostać zaopatrzona w duży owalny, okrągły lub kwadratowy stół, a miejsca powinny być po dwóch stronach tak, aby każdy uczestnik widział pozostałych. Same krzesła powinny wyglądać elegancko, ale również muszą być wygodne – spotkania biznesowe mogą trwać kilka godzin. Warto też zadbać o akustykę pomieszczenia oraz zaopatrzenie w dobrej jakości projektor, na której może zostać wyświetlona prezentacja. Oczywiście na Sali powinien znajdować się sprzęt multimedialny, który jest konieczny do przeprowadzenia wydarzenia.
- Organizacja wydarzenia – jeżeli sami organizujemy wydarzenie należy podzielić się obowiązkami. Osoba przemawiająca na wydarzeniu, nie powinna zajmować się organizacją wyglądu pomieszczenia. Powinna skupić się na treści, które chce przekazać. Dodatkowo warto zrobić agendę wydarzenia, aby każdy uczestnik wiedział, co będzie działo się na konferencji. Agenda wydarzenia powinna być przekazanauczestnikom jeszcze przed samym przybyciem na konferencję.